En bref
- Nous collectons le minimum, uniquement pour vous répondre, vous servir et respecter la loi.
- Aucune publicité, aucun traceur, aucune revente de données, jamais.
- Serveurs gérés par nous, chiffrement, sauvegardes quotidiennes, accès strictement limités.
- Vos droits s'exercent par un simple e-mail à info@ouibel.com, avec une réponse sous un mois.
- Pour les données de vos sites et logiciels, nous agissons comme sous-traitant avec un accord article 28 sur demande.
Qu'est-ce que le RGPD ?
Le règlement général sur la protection des données (règlement européen 2016/679), complété en Belgique par la loi du 30 juillet 2018, encadre toute utilisation de données qui permettent d'identifier une personne. Il impose sept principes que nous appliquons à chaque traitement : licéité, loyauté et transparence ; finalité déterminée ; minimisation ; exactitude ; durée de conservation limitée ; intégrité et confidentialité ; responsabilité, c'est-à-dire la capacité de prouver notre conformité. Le contrôle est assuré par l'Autorité de protection des données (APD).
Nos deux rôles
Responsable du traitement : pour les données de nos visiteurs, prospects, clients et partenaires (contact, devis, factures, espace client). Jordan Lallemand, exploitant de Ouibel, décide pourquoi et comment ces données sont utilisées et en répond. Le détail figure dans notre politique de confidentialité.
Sous-traitant : pour les données que vous nous confiez dans le cadre de nos services (fichiers et bases de données de vos sites, applications, caisse, boîtes mail, données de vos propres clients). Vous restez responsable du traitement ; nous agissons uniquement sur vos instructions, conformément à l'article 28 du RGPD et à l'article 14 de nos conditions générales.
Registre des traitements
Nous tenons un registre écrit de nos traitements (article 30 du RGPD), mis à jour à chaque nouveau service. Résumé :
| Traitement | Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Demandes de contact | Répondre, établir un devis | Mesures précontractuelles | 3 ans après le dernier échange |
| Espace client | Accès aux documents et services | Contrat | Durée du compte |
| Devis, contrats, signatures | Conclure et prouver les contrats | Contrat, intérêt légitime | 10 ans après la fin du contrat |
| Facturation et comptabilité | Facturer, encaisser, déclarer | Obligation légale | 7 ans après l'exercice |
| Suivi de réception des e-mails de service | Savoir qu'un document est arrivé | Intérêt légitime, avec droit d'opposition | Durée du dossier |
| Programme partenaires | Calculer et payer les commissions | Contrat, obligation légale | 7 ans |
| Journaux de sécurité | Protéger les serveurs, prévenir les abus | Intérêt légitime | 12 mois maximum |
| Services hébergés (pour nos clients) | Fournir l'hébergement et les logiciels | Instructions du client (sous-traitance) | 30 jours après la fin du service |
Minimisation et protection dès la conception
Chaque outil que nous développons, pour nous comme pour nos clients, est conçu pour collecter le moins possible : champs facultatifs clairement indiqués, pas de mesure d'audience, polices et ressources hébergées chez nous (aucun appel à Google), aucune intégration de réseaux sociaux qui piste les visiteurs, suppression automatique à l'échéance. Les paramètres par défaut sont toujours les plus protecteurs (article 25 du RGPD).
Sécurité technique et organisationnelle
- Chiffrement de toutes les connexions (HTTPS avec certificats renouvelés automatiquement).
- Mots de passe stockés sous forme hachée, connexion par lien à usage unique, sessions protégées (cookies HttpOnly et Secure).
- Politique de sécurité stricte des pages (CSP), protection contre les injections et les envois automatisés.
- Cloisonnement des sites et des données de chaque client.
- Pare-feu, mises à jour de sécurité régulières, surveillance permanente des services (statut public sur statut.ouibel.com).
- Sauvegardes quotidiennes, conservées séparément, et procédure de restauration testée.
- Accès aux données réservé aux personnes qui en ont besoin, toutes liées par un engagement écrit de confidentialité, et journalisation des actions sensibles.
Où sont vos données ?
Sur des serveurs que nous administrons nous-mêmes, loués auprès d'OVHcloud (société française) dans un centre de données situé au Canada, pays reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection équivalent (décision d'adéquation). La comptabilité est tenue chez Odoo SA (Belgique, hébergement dans l'Union européenne). Les paiements en ligne passent par Stripe (Irlande).
Nos sous-traitants
Nous ne faisons appel qu'à des prestataires présentant des garanties suffisantes, liés par contrat et par le RGPD : OVHcloud (serveurs), Stripe (paiements), Odoo (comptabilité, Peppol, TVA), Let's Encrypt (certificats), OpenRouter et Anthropic (outils d'intelligence artificielle internes), ainsi que des collaborateurs indépendants liés par un contrat de confidentialité et de sous-traitance. La liste à jour figure dans notre politique de confidentialité. Nos clients sont informés de tout nouveau sous-traitant ayant accès à leurs données et peuvent s'y opposer.
Intelligence artificielle
Nous utilisons des outils d'intelligence artificielle pour gagner du temps (rédaction, traduction, aide au développement). Nous ne leur transmettons que les informations strictement nécessaires, jamais de mots de passe, de données de paiement ni de catégories particulières de données (santé, opinions, etc.). Aucune décision vous concernant n'est prise de manière entièrement automatisée.
Vos droits et comment les exercer
- Accès : savoir quelles données nous avons et en obtenir une copie.
- Rectification : corriger des données inexactes.
- Effacement : faire supprimer vos données, sauf celles que la loi nous oblige à garder.
- Limitation : geler un traitement le temps d'une vérification.
- Portabilité : recevoir vos données dans un format réutilisable.
- Opposition : refuser un traitement fondé sur notre intérêt légitime, et à tout moment la prospection.
- Retrait du consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Écrivez à info@ouibel.com ou utilisez l'onglet « Mes données » de votre espace client. C'est gratuit. Nous répondons dans un délai d'un mois (prolongeable de deux mois pour une demande complexe, en vous prévenant) et pouvons vous demander de justifier votre identité pour éviter qu'un tiers obtienne vos données. Vous pouvez aussi saisir l'Autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be).
En cas de violation de données
Tout incident est consigné dans notre registre des violations. Si une violation présente un risque pour les personnes, nous la notifions à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures (article 33). Si le risque est élevé, nous informons directement les personnes concernées, avec les mesures à prendre (article 34). Pour les données de nos clients, nous les prévenons sans délai afin qu'ils puissent remplir leurs propres obligations.
Pour nos clients : sites et logiciels conformes
Les sites et logiciels que nous créons sont livrés prêts pour le RGPD : formulaires avec information claire, pas de traceurs non nécessaires, hébergement sécurisé, pages légales générées selon votre activité. Sur demande, nous fournissons un accord de sous-traitance article 28 signé, la description de nos mesures de sécurité et l'assistance nécessaire pour répondre aux demandes de vos propres clients ou à un contrôle. Le contenu de vos pages légales, le choix des données que vous collectez et le consentement de vos visiteurs restent toutefois de votre responsabilité.
Délégué à la protection des données
Ouibel n'est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données (article 37 : pas de suivi à grande échelle ni de données sensibles). Toutes les questions sont traitées directement par Jordan Lallemand à info@ouibel.com ou au 0471 87 28 60.